当前位置:首页 > 政策及法律法规 > 交易中心规定

政策及法律法规

青岛文化产权交易中心指定托管库管理办法

日期:2019年01月06日

第一章 总则

第一条 为加强青岛文化产权交易中心(以下简称本中心)指定托管库管理,确保本中心指定托管库财产安全,根据有关制度,特制定本制度。

第二条 本中心指定托管库,是集中保管本中心交易人文化产权项目等各类高价值文化产权要素的专用库,各部门必须高度重视,严格执行本制度,认真负责做好指定托管库管理工作,确保本中心指定托管库财产安全。

第三条 指定托管库管理工作的主要任务是:

(一)认真执行国家法规、政策和本中心有关规章制度,保证本中心业务的顺利开展。

(二)保管文化产权项目等各类高价值文化产权要素的出库、入库,确保安全完整。

(三)检查安全设施,确保指定托管库安全。

第二章 基本制度

第四条 应将鉴定确权工作已完成的文化产权项目等各类高价值文化产权要素,双锁加封,交由指定托管库寄库保管,不得留存在其他场所。

第五条 指定托管库实行双人管库制度。管库工作是本中心极为重要的工作,交收物流部按照有关制度严格考核,选配两名忠诚可靠、事业心和责任感强的工作人员担任指定托管库专员。

指定托管库专员要保持相对稳定。新配备的指定托管库专员,要经过专业培训或在岗带训。经过专业培训合格的,应跟班作业一个月后才能正式顶岗;在岗带训的,要跟班作业三个月以上,并经考察合格,才能正式顶岗。

第六条 两名指定托管库专员要有明确的分工。一名指定托管库专员重点负责出库,另一名指定托管库专员重点负责入库。

第七条 指定托管库专员调动或因故请假,应办理指定托管库管理工作交接。交接时,由分管领导监交,根据“本中心指定托管库登记簿”核点文化产权项目等各类文化产权要素,核对无误后,连同指定托管库钥匙办理交接,监交人及交接人签字。未经清点交接,原指定托管库专员不得离职,接任指定托管库专员不得上岗。临时顶岗人员只能固定顶某一指定托管库专员的班,不能先后顶两名指定托管库专员的班。

第八条 指定托管库专员必须坚持“五同”制度,即两名指定托管库专员要同开库、同进库、同在库、同出库、同锁库。对库存文化产权项目等各类文化产权要素的安全,两名指定托管库专员负同等重要责任。严禁违反“五同”制度,其他无关人员不得进入库内,确因工作需要必须入库的,要由分管领导签字批准,并在指定托管库专员陪同下方可进入库内。“非指定托管库专员出入库登记簿”应由指定托管库专员掌管。

第九条 指定托管库存放保管的物品限于:文化产权项目等各类文化产权要素。

第十条 指定托管库内严禁存放枪支弹药和各种易燃易爆物品,严禁存放各种空白凭证以及与文化产权项目等各类文化产权要素无关的其他物品,严禁吸烟,使用火炉、电炉、油炉等危险器具。

第十一条 指定托管库设置“库存文化产权项目等各类文化产权要素登记簿”等账簿,并真实、准确、完整、及时记载。记载的事项必须经过两名指定托管库专员相互复核。

第十二条 每日营业终了,指定托管库保管的文化产权项目等各类文化产权要素必须进行盘库清点。盘库清点工作必须由两名指定托管库专员按照库内实有的文化产权项目等各类文化产权要素共同进行。

第十三条 指定托管库要保持干净整洁,应按种类、分类别上架依次摆放,摆放要整齐有序,并挂置标签,注明种类、数量。标签注明的内容,要与实物以及登记簿记载完全一致。

第十四条 文化产权项目等各类文化产权要素运送实行双人押运制度。每次运送必须有两名或两名以上押运员(不包括司机)负责押运,认真负责做好押运工作。

第三章 库房管理

第十五条 指定托管库维修,应报上级领导批准,维修必须实行空库作业。维修前,库存文化产权项目等各类文化产权要素要转移到安全可靠的地方,并由两名守库员共同守卫,确保安全。维修库房人员应经保卫部门审查,经审查合格后方可进入库房进行维修。维修时,由保卫部门派员监督,并做好维修现场记录。

第十六条 库房钥匙的使用与保管

(一)指定托管库库门(包括保险柜,下同)应安装两把不同钥匙的专用柜门锁(或两把专用柜门锁和一把转字密码暗锁)。每把锁应配有正、副钥匙各一套。

(二)正钥匙的使用与保管。指定托管库库门两把正钥匙的领用,应由两名指定托管库专员在“出纳重要物品交接登记簿”上签收,并分别妥善掌管、使用。指定托管库专员不得将库房钥匙交他人代管、代开、代关,两名指定托管库专员分管的钥匙不得互借、互换、互用。开库工作期间,指定托管库专员应将钥匙随身携带。每天营业日终,两把正钥匙应放进本中心专用保险柜分别保存。工作期间,专用保险柜的两把正钥匙,应由两名指定托管库专员分别妥善掌管,随身携带,不得随意放置或委托他人保管。

(三)副钥匙的保管。指定托管库库门的两把副钥匙以及上述“2”的专用保险柜的两把副钥匙,应由指定托管库专员会同分管领导,在“指定托管库、保险柜副钥匙(密码)保管登记簿”上登记后,当场共同装袋密封,加盖骑缝章,由分管领导妥善保管。

(四)副钥匙的启用。密封保管的副钥匙,除正钥匙丢失、损坏的特殊情况外,平时不得启封动用。启封动用时,必须经执行总裁批准,由指定托管库专员会同分管领导共同启封。启封前,应先检验封包有无异常,无误后方可启封。启封后,要在“指定托管库、保险柜副钥匙(密码)登记簿”上登记启封动用原因、时间等情况。

(五)指定托管库库门(或保险柜)装有转字密码暗锁的,密码的使用与保管也应按上述正、副钥匙的管理制度进行管理。掌管密码的指定托管库专员不得将密码和开启方法告诉他人。在密码记录上,写好密码数字和所转圈数后,按副钥匙密封、保管制度,将密码记录装袋密封。登记“指定托管库、保险柜副钥匙、(密码)保管登记簿”,登记时,应只登记件数,不得将密码登记在登记簿上。使用保管密码的人员如有变动,密码应随即更换,不得使用原密码。

(六)指定托管库库门正、副钥匙如有丢失、损坏或指定托管库密码失密的,要立即报告分管领导,经执行总裁批准同意后,将整套库门钥匙或密码更换。

第十七条 开、关库要求

(一)开、关库时,必须由两名指定托管库专员在场共同进行,严禁一人持两把不同库房钥匙开、关库。

(二)开库前,要检查库门有无异常现象,如无异常,方可关闭报警装置,接通库内照明电路,打开库门。

(三)关库后,指定托管库专员要确定库门已关,开通报警装置,关闭库内照明电路后方可离开。

(四)开密码锁时,应禁止任何人旁观(包括非管密码的另一指定托管库专员)。关库后,应随即将密码锁号码拨乱。

第十八条 库房安全防范要求

(一)库房必须备有灭火器、沙箱、安全防火等设备。如库内发生火灾,要立即组织抢救,并监控文化产权项目等各类文化产权要素。如库外发生火灾,必须立即关闭库门,严禁人员入内。

(二)库房必须装备防盗报警装置,并建立和加强治安联防工作。遇有案情,要注意保护现场,并立即通知公安部门抓紧破案。

第四章 库存管理

第十九条 入库手续。文化产权项目等各类文化产权要素入库时,应由指定托管库专员填写“文化产权项目等各类文化产权要素入库单”一式三联,经合规风控部、分管领导和执行总裁审核签字后,交指定托管库专员办理文化产权项目等各类文化产权要素入库。指定托管库专员接到“文化产权项目等各类文化产权要素入库单”,应认真审查下列内容:

(一)入库的实物与“文化产权项目等各类文化产权要素入库单”品类与数量是否相符,凡是入库物资做到有收据凭证,认真核对订单,仔细清点,数量正确,质量符合要求,方能验收入库。原则上入库验收一般应在当天完成,大批量进货应在三天内验收完毕。

(二)合规风控部、分管领导和执行总裁签字是否齐全,日期填写是否准确。

审查无误后,两名指定托管库专员共同按入库单所列文化产权项目等各类文化产权要素入库,并在入库单上签字,第一联给送交人,第二联交收物流部留存,第三联合规风控部留存。

第二十条 出库手续。文化产权项目等各类文化产权要素出库时,应由指定托管库专员填写“文化产权项目等各类文化产权要素出库单”一式三联,经风险管理部、分管领导和执行总裁审核签字后,交指定托管库专员办理文化产权项目等各类文化产权要素出库。指定托管库专员接到“文化产权项目等各类文化产权要素出库单”,应认真审查下列内容:

(一)出库“文化产权项目等各类文化产权要素出库单”品类与数量是否相符,每天商城订单照单清货,开出的单据和实物核对,无误则签字确认,错误更改后办理出库。将无误的商品做出库,通知商城发货。因特殊情况需要立即取货的,则取货人员需要在出库清单上签字确认后可拿走,之后需要催收清单和开出出库单据。

(二)合规风控部、分管领导和执行总裁签字是否齐全,日期填写是否准确。

审查无误后,两名指定托管库专员共同按出库单所列文化产权项目等各类文化产权要素出库,并在出库单上签字,第一联给接收人,第二联交收物流部留存,第三联合规风控部留存。

第二十一条 指定托管库保管的文化产权项目等各类文化产权要素必须坚持每天盘库清点。盘库清点时,必须由两名指定托管库专员按照库内实有文化产权项目等各类文化产权要素共同进行。一名指定托管库专员根据当日文化产权项目等各类文化产权要素出、入库单,结出当日应有文化产权项目等各类文化产权要素明细数,加本中心指定托管库原有库存数,结出本日库存合计。盘库清点如有误,应立即查明原因并及时报告分管领导。

第五章 查库

第二十二条 要坚持查库制度。分管领导和合规风控部应经常不定期检查指定托管库,以确保指定托管库安全。

第二十三条 查库时,查库人要亲自动手核点库存,不得监而不查,敷衍马虎。

第二十四条 查库时,指定托管库专员必须始终陪同在场。

当地公安部门对指定托管库的安全检查,必须出示公安部门的安全检查介绍信和本人身份证明,指定托管库专员要向检查单位核实,并由执行总裁、分管领导陪同检查,但禁止进入库内检查。对公安部门的夜间指定托管库安全检查,一律不予接待(特殊情况除外)。

第二十五条 查库时,应认真检查下列内容:

(一)库存文化产权项目等各类文化产权要素是否建立账簿,是否坚持每天记载;

(二)是否按制度分类整齐摆放,有无发生鼠咬、虫蛀、霉烂等事故,库房是否整洁,有无存放私人物品或其他物品现象;

(三)文化产权项目等各类文化产权要素出入库是否按制度办理出入库手续,出入库单是否有本办法规定的领导和部门签字;

(四)库房防火、防盗、防水、防潮以及联防治安等安全措施落实情况;

(五)指定托管库正副钥匙、密码的使用以及保管是否符合制度;

(六)双人管库的执行情况;

(七)查库是否进行记载,记载的问题是否进行了整改。

第二十六条 每次查库结束,查库人均应将查库情况和问题在“查库登记簿”上详细记载,由查库人和指定托管库专员共同签字。

对查库中发现的重大问题,应立即查明原因,分别性质,严肃处理,并及时报告执行总裁。对库房安全设施不健全和违反规章制度的问题,要限期整改,并按期验收。

第二十七条  合规风控部每日查看前一日指定托管库监控视频,查看是否有异常情况,如有异常,及时向分管领导汇报,并在每日工作流程表中签字确认。

第六章 奖惩

第二十八条 指定托管库管理工作应定期进行考核。对严格执行规章制度,长期安全无差错事故,应给予表彰和奖励;对有章不循,违章操作,工作严重不负责任,玩忽职守,造成重大差错事故,使本中心受到严重损失的指定托管库专员,要根据事实和情节,追究经济、行政和法律责任。

第二十九条 因不重视指定托管库管理工作,用人不当,检查不严,监督不力,违章不究,酿成重大事故案件的行为,应追究领导责任。

第七章 附则

第三十条 国家法律、法规及政府相关部门对指定托管库管理工作有特别制度的,从其制度。

第三十一条 本制度解释权归本中心所有。

第三十二条 本制度自发布之日起施行。